Office Manager (m/w/d) für Berlin gesucht

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Job Kategorie: Sonstige Branchen Sonstige Tätigkeitsbereiche

Stellenangebot Basisdaten

Arbeitsort:: DE 10407 Berlin
Umkreis:: keine Angabe.
Art der Arbeitsstelle:
Letze Aktualisierung:: 13.11.20242024-11-13

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Stellenausschreibung: Office Manager (m/w/d)

Arbeitgeber bzw. Arbeitsvermittler: Aspen Institute Deutschland e.V. in Hamburg

Branche: Sonstige Branchen

Kategorie: Sonstige Tätigkeitsbereiche

Stellenbeschreibung: Einleitung Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet und fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen. In verschiedenen Formaten wie Konferenzen, Seminaren und Austauschprogrammen bringt Aspen Deutschland Expert*innen und Entscheidungsträger*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik, Kultur, Medien und Zivilgesellschaft zusammen. Damit schafft es eine vertrauliche, überparteiliche Plattform für Austausch und Analyse, um regionale und globale Herausforderungen zu adressieren und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche). Aufgaben Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre) Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial, -einrichtung sowie technischer Ausstattung Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc. Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen Bearbeitung des Posteingangs Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Qualifikation Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management Versierter Umgang mit MS Office Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website) Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten Freude an Büro-Organisation Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit Flexibilität und Eigenmotivation Teamfähigkeit Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse Benefits Wir bieten : Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin Ein modernes Büro im Herzen Berlins Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache) Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld Noch ein paar Worte zum Schluss Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen in einem PDF-Dokument unter dem Betreff "Bewerbung Office Management" an die angegebene Mailadresse. Bewerbungsfrist ist der 5. September 2024. Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Position bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Qualifikation: Arbeitskräfte

Verdienst:: n.a.

Bewerbung an: Aspen Institute Deutschland e.V.
Am Strandkai 1
De 20457 Hamburg

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