Executive Assistant für Berlin gesucht

Arbeits- und Stellenangebot im Regiobizz Arbeitsmarkt

Job Kategorie: Dienstleistungen Verwaltung/Dienstleistung

Stellenangebot Basisdaten

Arbeitsort:: DE 10115 Berlin
Umkreis:: keine Angabe.
Art der Arbeitsstelle:
Letze Aktualisierung:: 20.01.20252025-01-20

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Stellenausschreibung: Executive Assistant

Arbeitgeber bzw. Arbeitsvermittler: Bachmann Catalyst GmbH in Hamburg

Branche: Dienstleistungen

Kategorie: Verwaltung/Dienstleistung

Stellenbeschreibung: Einleitung Hi! Ich bin Julius. Meine Mission ist es, die europäische Venture Community menschlicher zu machen. Dafür habe ich Bachmann Catalyst gegründet, eine Beratungs- und Coachingfirma für Unternehmer. In den letzten Jahren ist viel passiert: Als zertifizierter Executive Coach habe ich nicht nur über 200 Unternehmer und Investoren in ganz Europa beraten, sondern auch meine eigene Geschichte weitergeschrieben - als Autor dutzender Essays und Artikel, Musiker und Entwickler innovativer Coaching-Produkte wie "Rethink Careers" und "Power Duo". Diese Vielfalt hat uns bei Bachmann Catalyst nicht nur 500% Wachstum beschert, sondern auch gezeigt, wie wichtig eine starke operative Basis für kreatives Wachstum ist. Aufgaben Deine zentrale Mission Als Executive Assistant bist Du der strategische Schutzschild der Geschäftsführung. Deine zentrale Mission ist es, meinen mentalen und zeitlichen Freiraum zu sichern und zu maximieren. Du erreichst dies, indem Du als Single Point of Contact alle Anfragen und Aufgaben vorfilterst, priorisierst und eigenverantwortlich steuerst. In dieser Rolle agierst Du nicht nur als Gatekeeper, sondern als strategischer Sparringspartner: Du hinterfragst aktiv Prioritäten, identifizierst ablenkende Tätigkeiten und entwickelst Lösungen, diese zu eliminieren oder zu delegieren. Dein Erfolg bemisst sich daran, wie fokussiert ich mich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen kann: der Betreuung unserer Kunden, der strategischen Weiterentwicklung von Bachmann Catalyst und meiner Tätigkeit als Autor und Musiker. Deine Kernaufgaben 1. Coaching Operations & Service Excellence Sicherstellung einer perfekten Service Delivery für unsere Coaching-Kunden Management und Optimierung aller Backoffice-Prozesse Qualitätssicherung in der Vor- und Nachbereitung von Coaching-Sessions Koordination und Weiterentwicklung unserer Coaching-Tools und -Materialien Proaktives Management der Customer Journey 2. Strategisches Kalendermanagement Eigenständige Koordination und Priorisierung aller Termine und Anfragen Organisation von Geschäftsreisen und komplexen Terminkoordinationen Proaktives Follow-up und Nachbereitung wichtiger Termine 2. Finanzsteuerung Unterstützung bei strategischer Budgetplanung und -überwachung Eigenverantwortliche Rechnungsbearbeitung und Zahlungsmanagement Optimierung finanzieller Prozesse 3. Team & Stakeholder Management Führung und Koordination des Bachmann Catalyst Teams Management externer Dienstleister (Marketing, Buchhaltung, Designer, Coaches) Professionelle Kommunikation mit hochkarätigen Kunden 4. Produkt- und Projektentwicklung Mitgestaltung und Implementierung neuer Coaching-Produkte Entwicklung und Optimierung von Service-Prozessen und Customer Touchpoints Unterstützung bei der Entwicklung von Coaching-Materialien und Präsentationen Vorantreiben der Digitalisierung und Prozessoptimierung im Kundenservice Qualifikation Wir passen wahrscheinlich gut zusammen, wenn Du: Deutsche Muttersprache und bilinguale/near-native Englischkenntnisse mitbringst Eine ausgeprägte unternehmerische Denkweise und strategisches Verständnis hast Über natürliche Autorität und hohe Führungskompetenz verfügst Hochgradig organisiert bist und systematisch denkst und handelst Ein AI-first Mindset und Begeisterung für moderne Technologie mitbringst Unser Tool-Stack: Produktivitäts- und Kreativtools (Google Suite, Canva, Miro) KI-Tools (ChatGPT, Claude, Midjourney) Kommunikations- und CRM-Systeme (Loom, HubSpot) Automatisierungs- und Workflow-Tools (Zapier) Form- und Umfragetools (Typeform) Terminplanungstools (Calendly) Website-Management (Wix) Benefits Präsenz & Arbeitsmodell 30 Stunden pro Woche Initial 4-6 Mal monatlich in Berlin, später Reduktion auf 2-3 Mal möglich Flexibles Arbeiten zwischen unserem Büro im Prenzlauer Berg und Remote Deine Benefits Attraktives, marktorientiertes Vergütungspaket 30 Tage Jahresurlaub Flexibles Hybrid-Arbeitsmodell Modernes Büro im Herzen des Kollwitzkiez BVG-Ticket Getränke und Snacks im Büro Möglichkeit zur Ausbildung im Bereich KI Aktive Mitgestaltung eines wachsenden Unternehmens Einblick in die europäische Venture- und Startup-Szene Noch ein paar Worte zum Schluss Wenn Du Lust hast, ein schnell wachsendes Unternehmen aktiv mitzugestalten und dabei Deine strategischen und organisatorischen Fähigkeiten voll einzubringen, freue ich mich auf Deine Bewerbung.

Qualifikation: Arbeitskräfte

Verdienst:: n.a.

Bewerbung an: Bachmann Catalyst GmbH
Am Strandkai 1
De 20457 Hamburg

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