Assistentin / Assistent der Institutsleitung (w/m/d) für Eggenstein-Leopoldshafen gesucht

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Job Kategorie: Universitäten/Hochschulen/Forschungsinstitute Forschung u. Entwicklung (F&E)

Stellenangebot Basisdaten

Arbeitsort:: DE 76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Umkreis:: keine Angabe.
Art der Arbeitsstelle:
Letze Aktualisierung:: 28.10.20242024-10-28

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Stellenausschreibung: Assistentin / Assistent der Institutsleitung (w/m/d)

Arbeitgeber bzw. Arbeitsvermittler: Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord in Hamburg

Branche: Universitäten/Hochschulen/Forschungsinstitute

Kategorie: Forschung u. Entwicklung (F&E)

Stellenbeschreibung: Als "Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft" schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen. Wir suchen für das Institut für Nanotechnologie (INT) ab sofort unbefristet eine/einen Assistentin / Assistenten der Institutsleitung (w/m/d) Arbeitszeit zwischen 50 % und 100 % Ihre Aufgaben Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unterstützung der geschäftsführenden Institutsdirektorin und Abteilungsleitung im operativen, insbesondere im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft zuständig. Wir erwarten eine große Eigenständigkeit in der Führung des Institutssekretariats, als auch bei der Erledigung der breitgefächerten Assistenzaufgaben. Außerdem unterstützen Sie die Institutsdirektorin bei Ihren Tätigkeiten im Projektmanagement. Im Einzelnen haben Sie folgende Aufgaben: Recherche und Zusammenstellung erforderlicher Daten/Informationen sowie entsprechende Vorauswahl nach spezifischen Drittmittelgebern Nachverfolgung des Umsetzungsstandes von festgehaltenen Beschlüssen aus Dienstbesprechungen Inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und Arbeitssitzungen Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzung komplexer Texte Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen Veranstaltungen Planung und Organisation der Dienstreisen der geschäftsführenden Institutsdirektorin und wissenschaftlichen Abteilungsleiterin Ansprechpartner für nationale und internationale Oraganisationen sowie Personal- und Gästebetreuung Terminmanagement inkl. Termin Vor- und Nachbereitung, Archivierung, Pflege des Terminkalenders der geschäftsführenden Institutsdirektorin Dokumentation, Ablage und Wiedervorlage Verwaltung und eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz Protokollführung der Abteilungsleitersitzung Koordination von Promotions- und Habilitationsverfahren und administrative Betreuung von Studierenden Ihre Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie überzeugen durch eine eigenständige und selbstverantwortliche Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusstsein für Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität. Darüber hinaus bringen Sie herausragende Kommunikationsfähigkeiten mit und arbeiten gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld. Weiterhin sind Sie aufgeschlossen, engagiert und arbeiten gerne im Team. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, idealerweise SAP-Kenntnisse und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) runden Ihr Profil ab. Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen. Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt. Bewerben Sie sich bitte online bis zum 17.11.2024 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 533/2024 bei Frau Wenz, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Prof. Dr. Stefanie Dehnen, E-Mail: stefanie.dehnen@kit.edu. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft

Qualifikation: Arbeitskräfte

Verdienst:: n.a.

Bewerbung an: Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord
Am Strandkai 1
De 20457 Hamburg

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